英語会議で発言できない本当の原因｜通訳が教える「準備の型」×AI活用法
英語の会議に毎回出ているのに、今日も一度も発言できないまま終わってしまった・・・
フレーズは覚えたはずなのに、いざ自分の議題になると何も出てこない・・・
来週も英語会議がある。また黙って座っているだけになりそうで、気が重い・・・
こういうご相談を、ほんとうにたくさんお聞きします。
英語の勉強はずっと続けてきた。TOEICのスコアもある。それなのに、会議が始まると口が動かない。次の会議の日が近づくのが怖い、という方は多いのではないでしょうか？
あなたも、心当たりありますか？
私も、通訳として採用された当初は、会議に出てもすぐに言葉に詰まって、見かねた先輩が代わりに通訳するという毎日でした。会議で英語が出てこないつらさは、身に染みて分かります。
だからこの記事では、英語会議で発言できるようになるための「準備の型」と、その準備をChatGPTで一気に短くする方法をお伝えします！
この記事を読めば、以下のことが分かります。
✅ 英語会議で発言できない本当の原因（英語力の総量ではありません）
✅ 通訳が会議前にやっていた4つの下準備（「何を言うか」を先に決める）
✅ ChatGPTで想定問答と専門用語リストを作るプロンプト（そのままコピペOK）
✅ 前日・当日朝・会議5分前にやること
✅ 想定外の質問が来たときの動き方と、会議直後5分の振り返り
私は元・会議通訳者です。会議1本のために、その何倍もの時間を準備に使うのが当たり前の世界にいました。当時は全部手作業だったあの準備が、今はAIでかなり短縮できます。
英語会議で発言できないのは英語力不足ではなく、準備の設計がないから
会議で黙ってしまうと、たいていの人は「英語力が足りないからだ」と結論を出します。そして単語帳やフレーズ集に手を出します。
でも、あなたが会議で固まる原因は、その会議の準備をしていないことにあります。
英語会議は「聞く・考える・英語にする」を同時にやる場（だから固まる）
英語の会議中、あなたの頭の中では、こんなことが同時に起きています。
・相手の英語を聞き取る
・議論がどこに向かっているのかを追う
・自分の意見を考える
・それを英語の文にする
・割り込むタイミングを計る
母国語である日本語の会議なら、これらを同時にほとんど無意識でやっていることでしょう。
でも、それが英語になると、5つ全部を同時にやるのは本当に大変です。処理が追いつかなくなって、思考が止まるのも当然ですよね。
愛会議で黙ってしまうのは、英語力の問題ではなく、その場で処理する量が多すぎるからです。
だったら、処理する量を事前に減らしておけばいいのです。
準備していない話題は、英語でも日本語でもとっさに出てこない
私は、通信講座の受講生さんによく、こうお伝えしています。
「準備したことが英語でスラスラ言えない人が、準備してないことがぶっつけ本番でスラスラ言えることは絶対にありません。だから、まずは準備です」
多くの英語学習者は、「いつか準備なしでも英語でスラスラ話せる自分」を目指して、自分の仕事に直接関係のない英会話レッスンを受けたり、単語を覚えたりという勉強を続けています。
そして、目の前の英語会議には何も準備しないまま入っていく・・・
これでは、いつまで経っても会議で発言できません。準備したことが余裕を持って言えるようになって、はじめて準備していないことも出てくるようになります。
市販のビジネス英語フレーズ集に、あなたの会議の議題は載っていない
本屋さんで英語会議用のフレーズ集を開いて、こう思ったことはありませんか？
会議の進行のフレーズばかりで、自分が使う場面がない・・・
「ご意見はありますか」は言えても、その中身が英語にならない・・・
市販のビジネス英語教材に載っているのは、どの会社の会議でも共通する部分だけです。
「では始めましょう」「次の議題に移ります」あたりまでは、たしかに使えます。
でも、あなたが本当に説明しなければいけないのは、今月の納期がずれた事情、追加費用の回収の仕方などです。あなたの業界と、あなたの担当の話。それは、1行も載っていません。
つまり、会議で必要な英語のうち、市販の教材で手に入るのは入口だけ。中身は自分で用意するしかありません。
英語会議の準備は「何を言うか」から決める｜通訳がやっていた4つの下準備
「会議の準備」と聞くと、英語表現を調べる作業を思い浮かべる方が多いです。でも、順番はその逆。
まず日本語で「自分は何を言うのか」「何を聞かれそうなのか」を決めます。英語にするのは、いちばん最後です。ここを飛ばすと、フレーズをいくら覚えても本番で出てきません。
下準備は、4つです。
・下準備1：この会議で何が決まるのか、自分の役割は何かを確かめる
・下準備2：議題と出席者から「誰が何を気にするか」を予測する
・下準備3：自分の発言を「結論→理由1つ」の順で日本語で書き出す
・下準備4：会議資料と社外の出席者を下調べする
下準備1：この英語会議で何が決まるのか、自分の役割は何かを確かめる
アジェンダを開いて最初に確認するのは、英語表現ではありません。この会議は何を決める場なのかです。
情報共有だけの定例会議か、その日に結論を出す会議か。それによって、あなたに求められる発言はまったく変わります。
そのうえで、自分の役割をはっきりさせます。進捗を報告する立場なのか、判断を求められる立場なのか、聞かれたときに答えればいい立場なのかを、先に決めてしまいます。
ここが決まると、準備する範囲が一気に狭くなります。会議の全部に備えるのは、そもそも無理です。
アジェンダが事前に配られない会議も、けっこうありますよね。その場合は、前回の議事録やメールのやりとりを見返して、次の会議で話題になりそうなトピックがどれかを確認します。
主催者に「次の会議はどのあたりを話しますか？」と一言聞いてしまうのも早い方法です。私は、会議通訳者時代によくこの手を使っていました！
それでも分からないときは、自分の担当分だけ準備します。あなたに振られる質問は、たいていあなたの担当のことですから。
愛会議の議論を全部理解しようとしなくていいんです。自分の守備範囲だけ、確実に言える状態にしてください。
下準備2：議題と出席者から「誰が何を気にするか」を予測する（技術・コスト・時期）
ここが、通訳時代にいちばん時間をかけていた部分です。
私は会議に出席するとき、会議資料で単語や表現を調べるだけでなく、会議の出席者と議題をチェックして「この出席者とこの議題だったら、話がどう発展するかな？」と、時間が許す限りいろんな可能性に考えをめぐらせて、脳内で瞬間英作文をしまくって準備していました。
たとえば、一つのプロジェクトについて話す会議でも、出席者の関心はバラバラです。
・技術面のことしか興味がない技術畑の人
・コストが気になる経理部の人
・倫理面を重要視する人
・時期を重要視する人
同じ議題でも、この人たちから飛んでくる質問は全部違います。だから「あの人がこういう意見を出したら、もしかしたらこういう話になるかも？」「ってことは、前のあのプロジェクトの話がまた出るかもしれないな」と、話の枝を先に伸ばしておくのです。
あなたの会議でも同じことができます。技術の人からは仕様、経理からはコスト、上司からは納期。誰が何を突いてくるかは、顔を思い浮かべればだいたい見えてきます。
もちろん、予想は外れることもあります。最初は外れることのほうが多いです。
でも、外れてもシミュレーションは無駄になりません。たくさん英語を作っておくと、だんだん英語がさっと出るようになるし、調べておいた単語が思わぬ場面で役に立ちます。
愛また、こうやって常に「誰が何を知りたいのか」を考えながら会議の準備をすることそのものが、ビジネスパーソンとしてのスキルアップにつながります。
下準備3：自分の発言を「結論→理由1つ」の順で日本語で書き出す
あなたの会議での発言、こんな形になっていませんか？
日本市場ではいくつか課題がありまして、競合他社も似たような商品を作っていますし、予算の制約も考慮する必要があります。来期は忙しくなりそうなのでタイミングも考えないと・・・なので、この計画はちょっと再検討した方がいいかもしれません
この人が一番言いたいのは、最後の一言「この計画は再検討した方がいい」です。でも、そこに辿り着くまでが長い。聞いている方は「結局何が言いたいの？」となります。
英語のビジネス会議では、結論ファーストが鉄則です。英語話者は、上のような日本人の話し方に「結論は何なんだ」とイライラしてしまいます。
私が会議通訳者としていろんな人の発言を通訳していましたが、通訳のしやすさは人によって全然違いました。話が長く、何が言いたいかわからなくて苦労させられた人も、たくさんいました。
そのなかで、先輩通訳者さんたちが「あの人、通訳しやすいから大好き！」と口をそろえて言っていた、あるアメリカ人がいます。
彼の話し方は、この構造でした。
1. まず結論。「◯◯です」
2. 「その理由は2つあります」
3. 「理由の1つ目はこれです」
4. 「理由の2つ目はこれです」
この構造だと、聞いている側も頭にスッと内容が入ります。しかも、使う英語はいつもシンプル。難しい単語も、複雑な文の構造も使いませんでした。
愛英語がうまく出てこない原因は単語力ではなく、そもそも「頭の中が整理できていないこと」です。「結論→その理由」をまずは日本語で箇条書きにして話すクセをつけましょう。
ChatGPTで英語会議の想定問答を作る手順｜コピペで使えるプロンプト
下準備1から3で決めたのは、「何を言うか」と「何を聞かれそうか」。ここまでは人間の仕事です。それを英語の形にする作業は、AIのほうが速いです。
私の時代は、会議室にWi-Fiもなかったので紙ベースで全部準備して持って行っていました。表現を調べて、エクセルに1行ずつ打ち込んで、単語帳を作る。あの数時間が、今は数分です。
英語会議の想定問答を作るプロンプト（議題・出席者・自分の役割を渡す）
プロンプトに入れるのは、下準備で決めた4つです。自分の立場、会議の議題と目的、出席者とその関心、自分が言いたい結論。
そして最後に「中学英語レベルで」と付けるのを忘れないでください。
もちろん、付けるかどうかは自由ですが、「TOEIC800点レベルで」とか指定してしまうと、かなり難しい表現が出てくる可能性があります。難しい表現は、会議の場で「丸暗記 or 読み上げ」の選択肢しかなく、自分のものになりにくいです。
私は機械メーカーで設計開発の仕事をしています。来週、海外拠点とのオンライン定例会議で、担当プロジェクトの進捗を報告します。出席者は技術責任者、経理担当、私の上司です。技術責任者は仕様変更の影響を、経理担当はコストを、上司は納期を気にします。私が伝えたい結論は「納期は守れるが、追加のテスト費用が20万円かかる」です。この会議で3人それぞれから聞かれる可能性がある質問を2つずつ挙げて、質問と回答例を日本語と英語で書いてください。英語は中学英語レベルの、口に出しやすい短い文でお願いします。
【技術責任者から聞かれそうなこと】
1. Why did the test take longer than planned?（なぜテストが予定より長くかかったのですか？）
We found a problem in the sensor. We had to change the design a little.（センサーに問題が見つかりました。設計を少し変える必要がありました）
2. Does the new design affect the other parts?（新しい設計は他の部品に影響しますか？）
No. Only the sensor unit changes. The frame stays the same.（いいえ。変わるのはセンサー部分だけです。フレームはそのままです）
【経理担当から聞かれそうなこと】
1. How much is the extra cost?（追加費用はいくらですか？）
It is about 200,000 yen. That covers two more tests.（約20万円です。追加のテスト2回分です）
2. Can we cover it with this year’s budget?（今年度の予算で対応できますか？）
Yes. We still have room in the test budget.（はい。テスト予算にまだ余裕があります）
【上司から聞かれそうなこと】
1. Can we still meet the March deadline?（3月の納期は守れますか？）
Yes. The delay is only in the test, not in production.（はい。遅れはテストだけで、生産には影響しません）
2. What do you need from us?（私たちに必要なことは？）
Please approve the extra test cost by Friday.（金曜までに追加テスト費用の承認をお願いします）
出席者（例では技術責任者、経理担当、上司）を分けて頼むのが、ここでのコツです。「会議で聞かれそうな質問を教えて」と丸ごと頼むと、どの会社にも当てはまる平均的な質問が返ってきます。
下準備2で考えた「誰が何を気にするか」をそのまま渡すと、返ってくるのはあなたの会議の想定問答に変わります。
会議資料の専門用語を英語リストにするプロンプト
会議で困るのは、業界の言葉です。歩留まり、初期不良、部品の共通化。辞書を引いても、会議で使う形にはなっていません。
資料から日本語の用語を拾って、そのまま貼り付けてください。
次の日本語の専門用語を、英語の会議で言うときの表現を教えてください。それぞれ、会議で実際に使える短い例文を1つ付けてください。日本語訳もお願いします。用語：歩留まり、初期不良、部品の共通化、量産立ち上げ
歩留まり：yield
Our yield went down by three percent last month.（先月、歩留まりが3％下がりました）
初期不良：initial defect
We had two initial defects in the first lot.（最初のロットで初期不良が2件ありました）
部品の共通化：parts standardization
We are working on parts standardization to cut costs.（コストを下げるため、部品の共通化を進めています）
量産立ち上げ：start of mass production
The start of mass production is planned for April.（量産の立ち上げは4月の予定です）
ここで欲張らないでください。100個出させても覚えられません。次の会議で本当に口に出す10個に絞る。残りは、資料の横にメモしておけば十分です。
ChatGPTが出した英文を、自分が言えるレベルまで下げる
何も指定しないと、ChatGPTはけっこう立派な英語を出してきます。読めば分かる。でも、自分の口からは出てこない。
この英文をそのまま持って会議に入ると、また「準備したのに言えない」が起こります。
だから、ChatGPTに注文してレベルは遠慮なく下げてもらってください。
・この答えを、私が会議で口に出せる長さに縮めてください。
・専門用語以外は、中学英語の単語だけを使ってください。
・私が言いそうにない硬い表現があれば、簡単な言い方に変えてください。
そのうえで、声に出して読んでみてください。何度練習しても口が回らない英文、長すぎて覚えられない英文は、あなたの本番の武器にはなりません。
自分がスラッと言える、「ちょっと簡単すぎるかな？」くらいの英文が、ちょうどいいです。
愛「ビジネス英語」って、難しい英語をカッコよく話すことではないんです！会議にはノンネイティブの英語話者がいる場合もありますし、誰にでも通じるシンプルな英語が一番好ましいです。
英語会議の準備に15分しか取れないなら、想定質問3つだけAIに作らせる
明日が会議で、今夜取れる時間が15分。そういうときは、捨てる順番を決めます。
残すのは3つだけ。自分の結論1文、聞かれそうな質問3つとその答え、聞き返しの一言。専門用語リストも、丁寧な言い回しも、この日は捨てます。
私は機械メーカーで設計開発の仕事をしています。明日、海外拠点とのオンライン会議で担当プロジェクトの進捗を報告します。私が言いたい結論は「納期は守れるが、追加のテスト費用が20万円かかる」です。この場面で聞かれる可能性が高い質問を3つだけ挙げて、質問と回答例を日本語と英語で書いてください。英語は中学英語レベルで、短い文にしてください。
出てきた3つを声に出して、口に入れてから寝る。これだけで、翌日の会議はまったく違います。
愛15分の準備でも、ゼロとは全然違います。準備した3つのうち1つでも当たれば、あなたはその会議で発言できます。
英語会議の前日と当日朝にやること｜声に出して口に入れる
想定問答ができた時点では、まだ何も身についていません。紙の上にある英文と、口から出る英文は別物です。
口に入れるために使えるのは、前日・当日朝・会議5分前の細切れの時間です。
前日：想定問答を声に出して、口が覚えるまで読む
英文を作ったら、黙読で終わらせないでください。目で読んで「なるほどね、わかった」と思っても、本番でその英文は口から出てきてはくれません。
私が通訳準備でやっていたのは、瞬間英作文です。会議資料の日本語を見て、それを即座に英語にする。これを毎日やっていました。
「英文原稿を見なくても口から出るか」を目安にしてください。通勤時間に、スマホに入れたメモを使ってできます。
声を出せない場所なら、頭の中で瞬間英作文してみるだけでも効きます。
瞬間英作文のやり方は、こちらの記事にくわしく書いています。
作った英文をお手本音声にして完コピする練習のしかたは、こちらでまとめました。
本番前に模擬会議をするなら、オンライン英会話でロールプレイする
できれば、想定問答をオンライン英会話の先生に渡して、質問役をお願いしてください。（会社の機密情報に触れるデータなどが入っていなければ、問題ないはずです）
人から質問が飛んでくる状態で答える練習は、ひとりの音読では代わりになりません。私たちの個別指導では、ネイティブである夫のマイクが実務のロールプレイ相手を務めています。
オンライン英会話で模擬会議を頼むときのコツは、こちらの記事にまとめました。
英語会議の本番は「今言えるベストの英語」で出す
どれだけ準備しても、想定外は来ます。ここからは、ピンチのときの対処法についてお伝えします。
私の新人通訳時代の苦い思い出
私も、新人通訳の頃に役員会議でいろんな失態をやらかしましたが、今日はその一つをご紹介します。
ある日の役員会議で、アメリカ人副社長の発言を私が日本語に訳していました。
I appointed Ms. Y as the project leader.
愛（通訳）私はY部長をプロジェクトリーダーに指名しました。
And she accepted it.
新人通訳だった私は、あろうことか、この「accept」という単語で詰まってしまったのです。
もちろん、acceptの意味は知っています。なのに、日本語訳が出てこないのです。「応じた」なんていう簡単な日本語すら、まったく思いつきませんでした。
パッと頭に浮かんだのが、「承」という漢字。「いや、でも “承認” は違うし・・・」時間は無情に過ぎていきます。一刻も早く、日本語を出さなければ！
愛（通訳）え～、Y部長は、しょう、しょう・・・・・・
もう「承」はあきらめよう。私は必死で自分の日本語の引き出しを探りました。そして、とっさに出てきたのが・・・・・・
愛（通訳）Y部長は・・・・・・オッケーと言いました・・・
この時は本当に恥ずかしく、窓から飛び降りたい気持ちでしたが（苦笑）、どうしても正確な言葉が思い浮かばない場合は、沈黙するのではなく、自分の引き出しの中にあるもので言い換えることが大事です。
本番で必要なのは、完璧な英語ではありません。その瞬間に言えるベストの英語を出すことです。
英語会議では、言い始めた英語を最後まで言い切る（言い直さない）
ところで、通訳として使い物にならなかった私に、女性の先輩が1年ほど特訓をしてくれました。そのとき何十回も言われた言葉が、そのまま会議で使えます。
先輩はい！分からなくても、とにかく何か言う！！黙ってたら出席者もイライラするでしょ？
先輩通訳っていうのは、とにかく時間がないの。自然な英語が思いつかないときは、もうそれで諦める！その瞬間に言えるベストの英語でいいから。
先輩何を主語にするかは一瞬で決める！迷わない！主語が決まったら動詞が決まるし、動詞が決まったら目的語も決まるんだから。
先輩一回英語を言い始めたら、とにかく最後まで言い終えなさい！途中で言い直しはしない！
会議で黙ってしまう人の頭の中では、「この言い方で合ってる？」「不自然じゃない？」が高速で回っています。私も、まったく同じでした。
でも、主語を決めて言い始めれば、動詞が決まり、目的語が決まる。それ以外の情報は、その後ろにつければOKです。英語というのは、ありがたいことに、後ろにいくらでも情報を足せる言語です。
「この英語で大丈夫かな」「間違ったら恥ずかしいな」を克服して、その場でできるベストでいきましょう。
恥ずかしさを手放していった過程は、こちらの記事にくわしく書きました。
英語会議で聞き取れなかったときの聞き返し方を、先に決めておく
会議で英語の発言が聞き取れなかったとき、わかったフリをしてやり過ごしていませんか？
その場は流せます。でも、直後に意見を求められたら答えられません。しかも、聞き逃した情報が重要な情報だったら、大変なことです。
だから、聞き返す一言を決めて練習しておいてください。
Sorry, could you say that again?（すみません、もう一度言っていただけますか？）
Let me make sure I understood. You mean ~, right?（確認させてください。〜ということですよね？）
数字は特に危ないので、その場で確認してしまいます。
Sorry, was that fifteen or fifty?（15ですか、50ですか？）
「15か50か」とか、「canかcan’tか」などは、聞き取りにくくて誤解が生じやすいことで有名です。なので、それを確認することは恥ずかしいことでは全くありません。
むしろ、分からない部分はしっかり聞き返して確認することで、相手にも「真剣に話を聞いてくれているんだな」と安心感を与えることができます。
相手がノンネイティブで聞き取りにくい場合は、リスニングの問題ではなく訛りの問題かもしれません。Zoom会議で困ったときの対策は、こちらでまとめています。
英語会議の最初の5分で、短い一言を1回だけ出す
黙っている時間が長くなるほど、口を開くハードルは上がります。20分黙ったあとに初めて発言するのは、開始3分で一言はさむより何倍も勇気が必要です。
だから、できるだけ早い段階で発言してしまいましょう。質問でも、相手の意見への同意でも構いません。
途中で話に入りたいときの一言も、準備しておくと楽です。
Can I add one thing here?（一つ付け加えてもいいですか？）
Can I ask a question about that?（その点について質問してもいいですか？）
私の場合は、通訳という立場でしたが、私が黙っていたら会議が止まってしまうので、うまくない英語でも声を出すしかありませんでした。逃げ場がなかったことが、結果的に訓練になりました。
愛恥を捨てて話し始めたら、私は先輩たちに「機関銃」と言われるようになりました。（苦笑）
話し始めることすらできなかった頃からすれば、大きな変化でした。
会議が終わった直後の5分で、言えなかった表現を教材に足す
会議が終わったら、「あれをちゃんと言えなかった」「あの時、何て言ったら良かったんだろう」を、そのままにしないでください。
記憶が新しいうちに、言えなかった表現をささっとChatGPTで調べて、次回はスラッと言えるようにまとめておいてください。Excelでも、Googleスプレッドシートでも大丈夫です。
私が会議通訳者をしていた時は、毎回会議が終わると、自分のデスクに歩いて戻りながら頭の中で一人反省会をしていました。
具体的には、こんな内容のことを忘れる前に思い出していました。
・言えなかったこと（伝えたかったのに、口から出なかった内容）
・詰まった単語（意味は分かるのに、その場で出てこなかった言葉）
・聞き取れなかったところ（あとで議事録や同僚に確認する）
そして、デスクに着いた瞬間にちゃんと言えなかった表現を調べて、こんな感じでExcelにまとめていました。
毎月同じ英語会議があるなら、教材は使うたびに育つ
定例会議のいいところは、同じ人が出席して、同じテーマが回ってくることです。
1回目は、聞かれた質問の半分に答えられなかったとします。それを全部足して2回目に臨むと、想定問答は倍の厚さになっています。3回、4回と回すうちに、飛んでくる質問のほとんどが「もう用意してあるもの」に変わります。
愛教材は作って終わりではなく、使うたびに厚くなります。来年の同じ会議でも、そのまま使えますよ。
まとめ｜英語会議で発言できるかどうかは、始まる前に決まっている
英語会議で発言できる人とできない人の差は、英語力の差ではありません。会議が始まる前に、何を言うかを決めてあるかどうかの差です。
次の会議までにやることを、順番に並べるとこうなります。
1. アジェンダを開いて、この会議で何が決まるのか、自分の役割は何かを確かめる
2. 出席者の顔を思い浮かべて、誰が何を気にするか、どんな質問が飛んでくるかを予測する
3. 自分の結論を1つ、理由を1〜3つ、日本語で書き出す
4. その中身をChatGPTに渡して、想定問答と専門用語リストを作る。立派すぎる英文は、言えるレベルまで下げてもらう
5. 前日に声に出して口に入れ、当日朝に最初の一言を決める
6. 会議が終わったら、デスクに戻りながら一人反省会をして、言えなかったことを教材に足す
私が通訳時代にやっていたのは、この6つのうち4番だけを手作業でやることでした。
会議室にWi-Fiもなく、紙の資料に蛍光ペンを引き、単語を100個詰め込んで、エクセルに1行ずつ打ち込む。1時間の会議のために、2時間も3時間もかけていました。
それでも、あの準備があったから会議で口が動くようになりました。「オッケーと言いました」の私が機関銃と呼ばれるまでになったのは、才能でも留学でもなく、準備の積み重ねです。
というわけで、あなたが英語の会議で発言できるようになり、同僚や取引先からの信頼を得て、お仕事でさらに活躍できるようになることを願っています！
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